Co to jest specyfikacja witryny?

Najkrócej - jest to po prostu możliwie jak najdokładniejsze wyszczególnienie wymagań, oczekiwań i sugestii wydawcy witryny, stanowiące podstawę pracy projektantów. Specyfikacja powinna określać:

• przedmiot zlecenia,
• przeznaczenie i cele witryny,
• profile i scenariusze działań odwiedzających,
• zarys struktury,
• sposoby wymiany treści,
• sugestie graficzne,
• zakres obsługi posprzedażowej,
• inne, np. termin oddania do użytku.

Przedmiot zlecenia

Nie wystarczy określić, że chcemy zlecić wykonanie witryny internetowej. Konieczne jest sprecyzowanie, czym ta witryna ma być, np.

• wizytówką prezentującą stałe informacje,
• magazynem informacyjnym aktualizowanym na bieżąco,
• punktem transakcyjnym obsługującym sprzedaż produktów, rezerwację usług, składanie zamówień, itp.
• ośrodkiem społeczności ułatwiającym kontakty, wymianę opinii, doświadczeń i pomoc wzajemną.

Od formuły witryny zależą podstawowe decyzje projektowe. Przykładowo strona typu wizytówka może być zbiorem statycznych powiązanych ze sobą dokumentów xHTML lub prezentacją multimedialną wykonaną w technologii Flash. Nie wymaga systemu obsługi (CMS), jaki jest niezbędny w przypadku witryn z często zmienianą treścią czy witryn transakcyjnych. Sklep internetowy może być samodzielną aplikacją internetową bądź komponentem uniwersalnego systemu obsługi witryn, takiego jak Joomla!

Przeznaczenie - adresaci witryny

Jedna z kardynalnych zasad projektowania witryn stanowi, że tylko witryna skupiona na użytkowniku i jego potrzebach może skutecznie realizować zamierzone cele. Dlatego specjaliści słusznie doradzają, by precyzując cele witryny, sporządzić listę jej adresatów z podziałem na podstawowe i poboczne kręgi użytkowników.

Witryna może służyć wielu różnym grupom użytkowników. Wśród adresatów mogą się znaleźć:

• klienci firmy albo beneficjenci działań instytucji czy zrzeszenia,
• kadra wydawcy witryny - od menedżerów po szeregowych pracowników,
• kontrahenci - firmy lub osoby współpracujące (dostawcy, dystrybutorzy, sprzedawcy, podwykonawcy)
• inwestorzy, właściciele akcji, kredytodawcy, wierzyciele organizacji,
• dziennikarze i analitycy interesujący się przedmiotem działalności wydawcy,
• inne grupy związane w jakiś sposób z wydawcą.

Najlepiej wynotować na odrębnych kartkach nazwy adresatów i określić w każdym przypadku, po co miałby odwiedzać witrynę, co znajdzie na niej interesującego dla siebie, jakie motywy skłonią go do pierwszych i kolejnych odwiedzin. W ten sposób powstanie materiał wielce przydatny przy precyzowaniu celów witryny.

W tej części specyfikacji trzeba również sprecyzować, czy witryna ma być wielojęzyczna, skierowana do społeczności międzynarodowej, czy jednojęzyczna, skierowana do zainteresowanych w kraju. A jeśli będą tworzone dodatkowe wersje językowe witryny, to jakie oraz czy na inne języki będzie tłumaczona:

• treść całej witryny,
• system nawigacji i niektóre materiały,
• tylko system nawigacji.
• Cele witryny firmowej

Na pytania o cele witryny często padają odpowiedzi ogólnikowe, a w efekcie bezużyteczne i podczas prac projektowych, i jako kryterium oceny projektu. Witryna jest tylko narzędziem. Jeśli ma być narzędziem efektywnym i skutecznie przyczyniać do osiągania statutowych celów wydającej ją organizacji, trzeba sprecyzować właściwą jej rolę wyrażoną sformułowaniem kilku konkretnych celów.

Oto nieco ogólnych sugestii, które mogą być punktem wyjście do sprecyzowania celów własnej witryny:

• informowanie o swojej działalności,
• promocja działalności, produktów lub usług,
• edukacja i upowszechnianie wiedzy,
• poprawa wizerunku organizacji, firmy, instytucji
• komunikacja społeczna, budowanie społeczności,
• podtrzymywanie więzi z klientami, kontrahentami, społecznością,
• dostarczanie rozrywki
• prezentowanie oferty, produktów lub usług,
• sprzedaż produktów lub świadczenie usług,
• zwiększanie sprzedaży, zdobywanie klientów,
• rekrutacja pracowników, uczniów, studentów, członków organizacji,
• zredukowanie kosztów obsługi klientów, mieszkańców,
• skrócenie procesu składania zamówień,
• pomocy klientom, użytkownikom, obywatelom.

Profile i scenariusze działań użytkowników

Cele witryny pozostaną pustymi hasłami, jeśli użytkownicy witryny nie będą mogli ich osiągnąć w wyniku konkretnych czynności.

W specyfikacji witryny można się ograniczyć do stworzenia kompletnej listy czynności możliwych podczas odwiedzin witryny. Ale według specjalistów najlepiej jest stworzyć profile (modele) użytkowników z każdego kręgu adresatów i zapisać scenariusze ich działań.

Choć to brzmi uczenie, jest proste! Najpierw "reprezentantowi" każdej grupy użytkowników nadajemy konkretne imię, opisujemy pokrótce jego sytuację życiową (płeć, wiek, stan cywilny, zawód - cokolwiek uznajemy za istotne). Następnie uściślamy jego motywy odwiedzin witryny i przedstawiamy kolejne kroki, jakie będzie wykonywać po wywołaniu w swojej przeglądarce adresu strony.

Motywy odwiedzin

Oto lista kilku przykładowych motywów, jakie mogą skłaniać użytkowników do odwiedzania witryny:

• baza wiedzy - informacji, artykułów, opracowań w jakiejś dziedzinie,
• porady, pomoc w rozwiązywaniu problemów,
• oferta produktów, usług,
• promocje produktów, usług,
• możliwość dokonania zakupów lub złożenia zamówienia,
• możliwość kontaktu z osobami o podobnych potrzebach, preferencjach, oczekiwaniach,
• marka wydawcy witryny.

Czynności użytkowników

A poniżej lista typowych czynności, jakie można zaproponować odwiedzającym witrynę:

• przeglądanie i czytanie informacji,
• przeglądanie katalogu produktów lub usług,
• wysyłanie pytań i uzyskiwanie odpowiedzi,
• przeszukiwanie listy często zadawanych pytań,
• zapoznanie się z kalendarzem promocji, wydarzeń itp.,
• prenumerowanie biuletynu informacyjnego,
• składanie zamówień, rezerwacji,
• dokonywanie zakupów,
• drukowanie informacji,
• pobieranie plików dokumentów, druków, materiałów promocyjnych,
• wypełnianie ankiet,
• komentowanie i ocenianie publikacji, produktów, usług,
• prowadzenie rozmów, dyskusji z innymi odwiedzającymi,
• rejestrowanie się i logowanie.

Zarys struktury witryny

W tej części przedstawiamy spis planowanych treści witryny - wszystkich działów i usług.

Opracowanie spisu rozpoczynamy od wynotowania wszystkich przewidywanych treści i usług. Następnie grupujemy je w 5-9 działów - kategorii (nie więcej). Rozważamy, czy uwzględniliśmy wszystkie treści, czy któreś kategorie nie powinny być rozdzielone albo połączone, czy jakieś treści nie powinny być pogrupowane inaczej. Na koniec wyznaczamy kategorie podstawowe i kategorie o mniejszej ważności. Tak przemyślaną wstępną mapę witryny zapisujemy w postaci znanego ze szkoły dwu-, trzystopniowego planu.

Jeśli życzymy sobie wyposażenia witryny w specjalne aplikacje, takie jak galeria mediów, forum dyskusyjne, system ogłoszeń, warto w miarę możliwości wskazać konkretne rozwiązanie.

Sposoby wymiany treści

Nawet witryny o treściach z założenia niezmiennych mogą wymagać od czasu do czasu uaktualnienia. W specyfikacji witryny trzeba zatem wyraźnie sprecyzować, czy i jakich możliwości samodzielnej wymiany treści oczekujemy.

W przypadku witryn-wizytówek opartych na technologii xHTML i CSS możemy oczekiwać takiego projektu witryny, który pozwoli na:

• niezbędne drobne zmiany w informacjach teleadresowych i prawnych,
• wymianę bądź uzupełnienia istotnych tekstów o wydawcy (np. historia, osiągnięcia).
• zamieszczanie wiadomości bieżących - aktualności.

W przypadku projektów opartych na systemach obsługi witryn (CMS), możemy oczekiwać:

• możliwości obsługi treści za pomocą narzędzi zaplecza administracyjnego chronionego przed niepowołanym dostępem.
• możliwości dodawania i poprawiania treści za pomocą narzędzi udostępnianych po zalogowaniu się w części frontowej.

Wygląd witryny

Estetyczna i przejrzysta, choć niekoniecznie wyszukana szata graficzna witryny jest nieodzownym warunkiem jej powodzenia. Nawet jeśli chcemy pozostawić wykonawcy maksymalną swobodę twórczą w przygotowaniu projektu, koniecznie powinniśmy umieścić w specyfikacji chociaż podstawowe sugestie odnośnie wyglądu stron:

• kolorystyka: stonowana i oszczędna czy wyrazista i kontrastowa, utrzymana w ciepłych czy w zimnych kolorach,
• układ: o szerokości stałej czy zmiennej, dostosowującej się do wielkości monitora, wyśrodkowany czy przesunięty do lewej krawędzi ekranu, jedno- czy wielokolumnowy, paski nawigacyjny i promocyjny umieszczone po obu, czy po jednej i po której stronie centralnego obszaru,
• dostępność: obsługa w różnych przeglądarkach, w tym tekstowych i starszych (np. IE 6), wymagających dodatkowego kodu naprawiającego błędy w wyświetlaniu, odczyt w innych urządzeniach - czytnikach ekranu, drukarkach, urządzeniach mobilnych,
• ułatwienia dostępu i personalizacja: wymagane możliwości dostosowania przez użytkownika wyglądu witryny do swoich potrzeb (np. zwiększenia rozmiaru czcionki, zmiany kolorystyki czy szerokości strony).

W specyfikacji warto wskazać adresy kilku witryn internetowych, które pozwolą projektantowi pełniej odczytać nasze oczekiwania i preferencje.

Obsługa po sprzedaży

Jeśli liczymy na pomoc wykonawcy w utrzymaniu witryny po jej oddaniu do użytku, precyzujemy swoje potrzeby w tej części. Mogą one dotyczyć np. umieszczenia witryny na serwerze, przeszkolenia kadry obsługującej witrynę, okresowe aktualizowanie treści, itp.

Podsumowanie

Specyfikacja opracowana przez zleceniodawcę jest punktem wyjścia do umowy z wykonawcą. Na jej podstawie wykonawca może poprosić o konkretne uzupełnienia czy wyjaśnienia, szacuje koszty, określa czas realizacji, przygotowuje harmonogram realizacji i projekt umowy. Specyfikacja powinna być załącznikiem do tej umowy, który - oby nie okazał się potrzebny z powodu sporu między wykonawcą i zleceniodawcą.